STRATEGIC DIRECTION

1.Alcance

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de WIDETECH GROUP S.A.S.

2.Identificación del responsable del tratamiento de datos personales

WIDETECH GROUP S.A.S. con domicilio en la Carrera 12 No 84a-02, Ofc 501 de Bogotá, correo electrónico juridica@widetech.com.co y teléfono (+57) 3176430587.

3.Marco legal

  • Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
  • Ley 1581 de 2012, marco general de protección de datos personales.
  • Ley 1266 de 2008, régimen de Habeas Data financiero, crediticio, comercial y de servicios - aplicable a la consulta y reporte de información financiera e historia crediticia contemplados en el numeral 6.5 de esta política.
  • Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 (Sector Comercio, Industria y Turismo), Título 2, Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
  • Decreto único Reglamentario 1074 de 2015, Capítulo 26, y Circular Externa No. 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

4.Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
  • Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5.Tratamiento

WIDETECH GROUP S.A.S., actuando en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

6.Finalidad

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de WIDETECH GROUP S.A.S con las siguientes finalidades:

  • 6.1. Para efectuar la administración de personal.
  • 6.2. Para el fortalecimiento de las relaciones comerciales con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’S) por parte de la Unidad de Calidad, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por WIDETECH GROUP S.A.S., entre otros.
  • 6.3. Para la interacción con sus Distribuidores y Clientes Directos, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución y comercialización y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por WIDETECH GROUP S.A.S., entre otros.
  • 6.4. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por WIDETECH GROUP S.A.S., entre otros.
  • 6.5. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.
  • 6.6. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos a nivel nacional e internacional.
  • 6.7. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  • 6.8. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • 6.9. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • 6.10. Llevar un registro temporal de las personas que ingresan a las instalaciones de la compańía, conforme al formato de registro de visitantes vigente.

7.Derechos de los titulares de los datos personales

Las personas cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de WIDETECH GROUP S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • 7.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales WIDETECH GROUP S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • 7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a WIDETECH GROUP S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • 7.3. Ser informado por WIDETECH GROUP S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • 7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • 7.5. Solicitar a WIDETECH GROUP S.A.S. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y WIDETECH GROUP S.A.S., en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • 7.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

  • El titular, quien debe acreditar su identidad en forma suficiente por los medios que ponga a su disposición WIDETECH GROUP S.A.S.
  • Los causahabientes del titular, previa acreditación de tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

8.Deberes de WIDETECH GROUP S.A.S. como responsable y encargada del tratamiento de los datos personales

WIDETECH GROUP S.A.S., reconoce que la titularidad de los datos personales recae sobre las personas, y que en consecuencia son ellas de manera exclusiva quienes pueden decidir sobre los mismos. Por este motivo, WIDETECH GROUP S.A.S, utilizará los datos personales para cumplir con la finalidad expresamente autorizada por el titular o por la normativa vigente. Los deberes de WIDETECH GROUP S.A.S., frente al tratamiento de datos personales, sin perjuicio de otros previstos en la regulación, son:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten por la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado fraudulento;
  • Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  • Actualizar oportunamente la información, atendiendo las novedades respecto de los datos del titular.
  • Implementar las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada;
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;
  • Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular;
  • Tramitar las consultas y reclamos que estén formulados en los términos de la Ley;
  • Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular;
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
  • Cumplir con los requerimientos e instrucciones que sean impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular;
  • Utilizar únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;
  • Velar por el uso adecuado de los datos personales de los nińos, nińas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentre autorizado el tratamiento de sus datos;
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley;
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez sea notificado por parte de la autoridad competente sobre los procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Utilizar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre debidamente facultado, respetando siempre la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

9.área responsable de la implementación y observancia de esta política

El área Administrativa de WIDETECH GROUP S.A.S tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los empleados que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de WIDETECH GROUP S.A.S, están obligados a reportar estas Bases de Datos al área Administrativa y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

El área Administrativa de WIDETECH GROUP S.A.S también ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

10.Autorización

WIDETECH GROUP S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Autorización previa significa que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. La manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por WIDETECH GROUP S.A.S., tales como:

  • Por escrito, por ejemplo, correo electrónico.
  • De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
  • Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por WIDETECH GROUP S.A.S., es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informarse claramente: los Datos Personales que serán recolectados; la identificación y datos de contacto del responsable y del Encargado del Tratamiento; las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar; cuáles son los derechos que tiene como Titular; y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de nińas, nińos y adolescentes.

10.1Formatos de autorización asociados

La formalización de la autorización de que trata este numeral se realiza mediante el formato de autorización aplicable según el tipo de Titular, así:

  • WT-AF-FT-34 Autorización tratamiento y manejo de datos de clientes.
  • WT-AF-FT-35 Autorización tratamiento y manejo de datos de proveedores.
  • WT-HR-FT-35 Autorización tratamiento y manejo de datos de trabajadores.
  • WT-HR-FT-36 Autorización tratamiento y manejo de datos de aspirantes.
  • Registro de visitantes, para las personas naturales que ingresan a las instalaciones de la compańía conforme al numeral 6.10.

11.Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, WIDETECH GROUP S.A.S. deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

12.Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de nińos, nińas y adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015, WIDETECH GROUP S.A.S. sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a nińos, nińas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los nińos, nińas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, WIDETECH GROUP S.A.S deberá obtener la Autorización del representante legal del nińo, nińa o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

13.Procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales que están siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por WIDETECH GROUP S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

13.1.Atención y respuesta a peticiones y consultas.
El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a WIDETECH GROUP S.A.S información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento, prueba de la autorización otorgada, o información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Medios habilitados: comunicación dirigida a WIDETECH GROUP S.A.S. (Cra 12 # 84a-12 Oficina 501 Torre Avenida 82, Bogotá D.C.) o solicitud al correo electrónico pqr@widetech.com.co, ambos con conservación de prueba.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2.Atención y respuesta a quejas y reclamos.
El Titular o sus causahabientes podrán solicitar, a través de una queja o reclamo, la corrección o actualización de la información, la supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización, o que se subsane el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes de la Ley. La solicitud deberá contener la descripción de los hechos, la dirección y datos de contacto del solicitante, y los documentos que se quieran hacer valer, por los mismos medios habilitados en el numeral 13.1.
Si la queja o reclamo se presenta incompleto, WIDETECH GROUP S.A.S. Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; transcurrido un (1) mes sin respuesta, se entenderá que ha desistido. Si quien la recibe no es competente, dará traslado al área Administrativa en máximo dos (2) días hábiles. Una vez completa, se incluirá en la Base de Datos la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que se decida. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales si se informan oportunamente los motivos de la demora.

14.Información obtenida en forma pasiva

Cuando se acceda o utilice los servicios contenidos dentro de los sitios web de WIDETECH GROUP S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como "cookies", mediante las cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de estas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios.
También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de WIDETECH GROUP S.A.S. Tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las "cookies", de acuerdo con las opciones de su navegador de Internet.

15.Seguridad de los datos personales

WIDETECH GROUP S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de WIDETECH GROUP S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin; WIDETECH GROUP S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de WIDETECH GROUP S.A.S. y sus Encargados. WIDETECH GROUP S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

16.Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

WIDETECH GROUP S.A.S. podrá revelar a sus distribuidores, asociados de negocio y aliados los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política. Igualmente, WIDETECH GROUP S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a WIDETECH GROUP S.A.S. cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de WIDETECH GROUP S.A.S.; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.

Toda transferencia y transmisión de información clasificada como confidencial o que contenga datos personales debe realizarse conforme al Procedimiento de Transferencia de Información (WT-IT-PR-XX) y a la Política de Clasificación de la Información (WT-IT-DE-19) vigentes.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales que se suscriban entre WIDETECH GROUP S.A.S. y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política y se incluirán, entre otras, las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

  • Dar Tratamiento, a nombre de WIDETECH GROUP S.A.S., a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

Widetech Group SAS no comparte, vende ni alquila su información móvil, número de teléfono o el consentimiento de SMS con terceros o afiliados para fines de marketing.

17. Términos y Condiciones para el uso de canales SMS

Al contactarnos por SMS, el usuario acepta recibir mensajes de soporte de Widetech Group SAS. Pueden aplicar tarifas de mensajes y datos. El usuario puede cancelar la suscripción en cualquier momento.

18.Vigencia y revisión

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación como documento controlado. Debe revisarse y actualizarse con una periodicidad mínima anual, como parte del proceso de mejora continua del SGSI, o en el momento en que se identifiquen cambios normativos, cambios en las finalidades o categorías de Titulares tratados, o hallazgos de auditoría interna o externa que la afecten.

Cualquier cambio sustancial en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, como modificaciones en la finalidad del tratamiento, identificación del responsable o transferencias de datos será informado previamente a los titulares a través de un aviso en nuestra página web.

Asimismo, garantizamos que toda actualización o ajuste realizado a esta política se publicará de manera inmediata y permanente en nuestra página web para su libre consulta.